Le dossier unique de l’usager
Conformément à la législation (articles 1111-7 et 1111-8 du code de la santé publique et de la loi du 2 janvier 2002) le dossier de l’usager doit être unique et communicable. Il se “définit comme un lieu de recueil et de conservation des informations utiles (administratives, socio-éducatives, médicales et paramédicales) formalisées, organisées et actualisées”.
A chaque nouvelle mesure, un dossier nominatif et unique de l’usager est ouvert.
Il regroupe des documents de natures différentes soumis à des régimes juridiques distincts. A l’ATMP 76, ces documents sont de natures, juridique, administrative, comptable et budgétaire, socio-éducative, médicale et paramédicale. Conformément à la procédure interne INS 1.1″constitution du dossier” ces informations sont classées dans des chemises de couleurs différentes, elles-mêmes réunies dans un dossier. Les informations, en particulier comptables, financières et liées au suivi de la personne protégée sont enregistrées dans la base de données ASTEL et accessibles grâce à des connexions sécurisées et des mots de passe. La consultation des dossiers des usagers n’est autorisée qu’aux personnes habilitées à cet effet (professionnels de l’ATMP76) et dans des lieux clairement identifiés.
Tous les documents (factures, devis, avis d’échéance, etc) sont réunis dans une chemise “comptabilité qui est classée dans un dossier spécifique.
Le dossier du majeur protégé est donc multiforme car composé de données numériques et de documents papiers. Cette disposition est commune à l’ensemble des pôles de l’ATMP76.
L’ensemble de cette organisation est constitutive du dossier unique de l’usager dont l’unicité est garantie par la mise en place d’un système informatique organisé (base de données commune), d’une centralisation de l’ensemble des données dans un même pôle, et par l’utilisation de procédures et de documents ATMP76 utilisés par les professionnels de l’association. Ce dispositif se veut stable et structuré et également protecteur de la confidentialité des informations détenues.
L’ATMP76, dans le respect des textes en vigueur mais aussi de ses principes associatifs a prévu que le dossier unique de l’usager doit lui être communicable. Son consentement éclairé sera systématiquement recherché pour toute communication de ses données personnelles à des tiers. Cette communication, quelle que soit sa nature, sera réalisée par la mise en place d’une procédure simple et compréhensible (formulaire de demande, nature des informations, délais de traitement et conditions matérielles de délivrance des documents (supports numériques, documents papiers, coût de la prestation).
En ce sens l’ATMP76 souhaite se référer à cette citation “offrir à l’usager un service de qualité, c’est d’abord respecter son autonomie et ce respect oblige à l’informer, le consulter, à ne laisser dans l’ombre aucune des informations et décisions le concernant.
Afin de pouvoir de promouvoir l’accès à l’information de l’usager, d’en améliorer la qualité et la traçabilité, l’ATMP76 engage la sensibilisation de tous ses professionnels sur ces questions par la mise en place d’actions de formation sur :
- Le secret professionnel, partagé et la discrétion professionnelle.
- Le logiciel ASTEL et son utilisation. (en lien avec la législation)
- Les écrits professionnels et en particulier sur les informations et leur enregistrement qui constituent le dossier unique de l’usager.
- Ces réflexions éthiques et techniques seront le gage de la mise en place institutionnelle de bonnes pratiques professionnelles.